Tổng đài nội bộ là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong việc trao đổi thông tin liên lạc. Nó có tác dụng giúp thiết bị đầu cuối có thể liên hệ với nhau và có thiết bị nghe gọi nên xử lý tín hiệu cuộc gọi dễ dàng. Vậy trên thị trường hiện nay có các loại tổng đài điện thoại nào, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
Tổng đài Analog
Đây là một trong những tổng đài truyền thống và dựa trên công nghệ Analog. Tổng đài này gồm tín hiệu đầu vào, thiết bị chuyển mạch Analog và thiết bị đầu cuối. Tổng đài Analog được hoạt động như sau:
- Khi switch hook được tách ra thì đường dây điện thoại sẽ kết nối tới mạch truyền dẫn.
- Khi quay số điện thoại, bộ phận truyền dẫn sẽ gửi tín hiệu đi
- Bộ phận chuyển đổi cuộc gọi sẽ chuyển tín hiệu thành thông điệp để gửi tới đầu dây bên kia.
Ưu điểm
- Liên lạc nội bộ miễn phí
- Bảo mật cuộc gọi nội bộ
- Tận dụng tối đa các đường trung kế bưu điện
- Chặn được các cuộc gọi không mong muốn theo ngày, cá nhân…
- Quản lý chi phí và tích hợp lời chào IVR đa cấp
- Nâng cao tính chuyên nghiệp khi dùng 1 số liên lạc cố định với khách hàng.
Hạn chế
- Phải tới tận nơi để thay đổi lại cài đặt quản lý khi có nhu cầu
- Tốn chi phí bảo trì, bảo dưỡng tổng đài nội bộ analog
- Khi xử lý sự cố về đường dây máy lẻ thì cần dò kiểm tra đường dây.
- Tốn chi phí dịch chuyển, thay đổi vị trí sử dụng
- Chi phí đầu tư tổng đài cao.
Tổng đài IP
Đây là tổng đài nội bộ hoạt động trên nền tảng IP và không cần thi công đường dây riêng. Tổng đài này giúp nhân viên có thể dễ dàng thực hiện cuộc gọi nội bộ và gọi ra ngoài hiệu quả nhất. Tổng đài IP có thể kết nối với mạng điện thoại truyền thống và không cần thay đổi cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc nên triển khai lắp đặt dễ dàng hơn.
Ưu điểm
- Triển khai và lắp đặt tổng đài trên hạ tầng sẵn có
- Cài đặt tổng đài dễ dàng với phần mềm chạy sẵn
- Sử dụng nhiều chi nhánh ở các vùng khác nhau
- Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách dễ dàng
- Lưu trữ cuộc gọi nên giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn.
- Dễ dàng nâng cấp mở rộng hệ thống tổng đài
- Tổng đài tích hợp API nên dễ kết nối với phần mềm thứ 3 để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Dễ dàng quản trị với giao diện web thân thiện
- Tốn ít chi phí đầu tư tổng đài ban đầu
- Sở hữu nhiều tính năng cao cấp của tổng đài như hội thảo, hỗ trợ fax, cuộc gọi video…
- Không mất phí khi có nhu cầu thay đổi vị trí sử dụng tổng đài.
Hạn chế
- Hệ thống tổng đài phụ thuộc vào đường truyền internet. Do đó, nếu đường truyền bị mất kết nối thì tổng đài cũng không hoạt động được.
- Hệ thống cần băng thông lớn để kết nối về.
- Giá thiết bị điện thoại IP cao hơn so với điện thoại thường.
Trên đây đã chia sẻ về các loại tổng đài nội bộ trên thị trường hiện nay. Qua đó, tổng đài IP nhận được nhiều sự tin dùng của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0.
Bởi tổng đài này sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội và tích hợp các tính năng ưu việt hơn hẳn tổng đài Analog nên đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp trong việc trao đổi thông tin liên lạc và hoạt động kinh doanh hơn.